| ماهي دورة المشتريات؟ |
| ما هي مراجعة دورة المشتريات؟ |
| التحديات والحلول في دورة حياة المشتريات: |
ما هي دورة المشتريات؟
تُمثل دورة حياة المشتريات رحلة مُتكاملة العناصر تبدأ من تحديد احتياجات المؤسسة بدقة، وتمرّ بالبحث عن الموردين الأفضل، وصولًا إلى استلام السلع والخدمات المُتوافقة مع المواصفات، وانتهاءً بسداد المستحقات ودعم استمرارية العلاقات.
ما هي المراحل الأساسية لدورة المشتريات:
- تحديد الاحتياجات:
- تعتبر هذه المرحلة من مراحل الأقسام المختلفة داخل المؤسسة، حيث يتم تحديد احتياجات الشركة أو المؤسسة من السلع والخدمات بدقة، مع مراعاة المواصفات والجودة والكميات المطلوبة.
- بعدها يتم تسجيل هذه الاحتياجات عبر كتاباتها في طلبات رسمية تُرسل إلى قسم المشتريات.
2. البحث عن الموردين:
يبدأ قسم المشتريات عملية البحث عن الموردين المناسبين للوصول إلى تلبية احتياجات المؤسسة، وذلك من خلال:
- البحث في قواعد البيانات: تعتبر هذه الخطوة الأولي وتكون عن طريق البحث عن موردين سبق التعامل معهم أو عن موردين جدد من خلال قواعد بيانات الشركات والمواقع الإلكترونية المتخصصة.
- طلب عروض الأسعار: يتم إرسال طلبات عروض اسعار إلى الموردين المختارين لمقارنة الأسعار والشروط واختيار الأفضل بينهم.
- حضور المعارض التجارية: المشاركة في المعارض التجارية للتعرف على الموردين الجدد وعروضهم.
3. تقييم عروض الأسعار واختيار المورد:
بعد عملية البحث والوصول إلى أفضل الموردين يقوم قسم المشتريات بخطوة التقييم ومقارنة عروض الأسعار المقدمة من الموردين، مع الأخذ بعين الاعتبار:
- السعر: تتم مقارنة أسعار الموردين مع بعضهم البعض و القيام بمقارنتها الأسعار المتداولة في السوق.
- الجودة: تقييم جودة السلع أو الخدمات التي يقدمها كل مورد.
- السمعة التجارية: التأكد من سمعة المورد وسجله في التعامل مع العملاء الآخرين.
- قدرة التوريد: التأكد من قدرة المورد على توفير السلع أو الخدمات بالكميات المطلوبة في الوقت المحدد.
- شروط الدفع: تقييم شروط الدفع المُقدمة من كل مورد و بناءً على تلك التقييمات، يتم اختيار المورد الذي يقوم أفضل عرض يلبي احتياجات المؤسسة.
4. إصدار أمر الشراء:
بعد عملية اختيار المورد، يتم إصدار أمر شراء رسمي يُحدد جميع تفاصيل الصفقة، و إليك الخطوات :
- بيانات المورد: اسم المورد وعنوانه وبيانات الاتصال.
- بيانات السلع أو الخدمات: تعتبر نوع وكمية السلع أو الخدمات المطلوبة.
- السعر: المتفق عليه مع المورد.
- شروط الدفع: طريقة الدفع وشروطها.
- مدة التوريد: الموعد المُحدد لتسليم السلع أو الخدمات.
- عنوان الشحن: عنوان وجهة تسليم السلع أو الخدمات، يُعتبر أمر الشراء بمثابة عقد ملزم بين الشركة والمورد.
5. متابعة الطلب:
لا تنتهي مسؤولية قسم المشتريات عند إصدار أمر الشراء. بل يتم المتابعة مع المورد بشكل دوري للتأكد من:
- سير عملية التوريد: في تلك الخطوة يتم التأكد من أن المورد يُصنع أو يُجهز السلع أو الخدمات وفقًا للمواصفات المطلوبة.
- احترام المواعيد المحددة: التأكد من التزام المورد بمدة التسليم المُحددة في أمر الشراء.
- حل أي مشاكل قد تنشأ: التواصل مع المورد لحل أي مشاكل قد تنشأ خلال عملية التوريد.
6. استلام وتخزين السلع:
عند وصول السلع، يتم فحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات المطلوبة، ثم يتم تخزينها في المكان المخصص.
تشمل عملية الفحص:
7. استلام وتخزين السلع (مُستكمل):
تشمل عملية الفحص:
- التأكد من مطابقة المواصفات المُحددة في أمر الشراء.
- فحص جودة السلع للتأكد من خلوها من أي عيوب أو تلف.
- التحقق من كميات السلع المُستلمة.
وبعد التأكد من مطابقة السلع للمواصفات، يتم تخزينها في مكان آمن مخصص لحين استخدامها.
8. الدفع للمورد:
بعد التأكد من استلام السلع بجودة عالية ومطابقتها للمواصفات المُتفق عليها، يتم دفع المستحقات للمورد.
تشمل عملية الدفع:
- التأكد من صحة الفاتورة المُقدمة من المورد.
- التحقق من مطابقة تفاصيل الفاتورة مع أمر الشراء.
- دفع قيمة الفاتورة للمورد بالطريقة المُتفق عليها.
بإتمام عملية الدفع، تُغلق صفقة الشراء بشكل رسمي.
أهمية دورة حياة المشتريات:
- ضمان جودة السلع والخدمات: من خلال اتباع خطوات دورة حياة المشتريات بدقة، يمكن للمؤسسة ضمان حصولها على سلع وخدمات عالية الجودة تلبي احتياجاتها.
- خفض التكاليف: تُساعد دورة حياة المشتريات الفعالة على خفض تكاليف الشراء من خلال:
- المقارنة بين عروض الاسعار من مختلف الموردين.
- تفاوض أفضل الأسعار.
- تقليل الهدر والتلف.
- تحسين العلاقات مع الموردين: تُساعد دورة حياة المشتريات على بناء علاقات قوية مع الموردين من خلال:
- التواصل المُنتظم.
- الدفع المُنتظم.
- المعاملة العادلة.
تعزيز الكفاءة التشغيلية: تُساهم دورة حياة المشتريات السلسة في تجنب تأخيرات الإمداد، مما يُحسن من كفاءة العمليات التشغيلية.
تعرف أيضا على: الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية
ما هي مراجعة دورة المشتريات؟
مراجعة دورة المشتريات هي عملية تعمل على تحليل وتقييم جميع الأنشطة والخطوات التي تمت خلال دورة حياة المشتريات لضمان تحقيق الأهداف المطلوبة بكفاءة وفعالية. تشمل هذه المراجعة جوانب متعددة من العملية بهدف تحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين وتطوير.
أهمية مراجعة دورة المشتريات:
- تحسين الكفاءة: تحديد العمليات التي يمكن تحسينها لتقليل الوقت والتكلفة.
- ضمان الجودة: التأكد من أن السلع والخدمات المستلمة تتوافق مع المواصفات المطلوبة.
- تعزيز العلاقات مع الموردين: تقييم أداء الموردين وتحسين العلاقات لضمان تعاون طويل الأمد.
- الشفافية والمساءلة: توفير رؤية واضحة لجميع الأنشطة والمصاريف المرتبطة بالمشتريات.
ماهي خطوات مراجعة دورة المشتريات:
1. تقييم تحديد الاحتياجات:
هو عملية تحليل وتقييم احتياجات الشركة أو المؤسسة من الموارد أو المواد أو الخدمات لضمان تلبية متطلباتها بكفاءة وفعالية من خلال:
- دقة تقدير الكميات.
- تلبية الاحتياجات الفعلية دون زيادة أو نقص.
- مشاركة أصحاب المصلحة المعنيين في تحديد الاحتياجات.
2. تحليل السوق والموردين:
هو عملية تقييم ودراسة البيئة السوقية والموردين المحتملين لضمان اتخاذ قرارات مستنيرة تتعلق بالتوريد والمشتريات من خلال:
- جودة الأبحاث والتحليلات.
- معايير اختيار الموردين ومدى تلبية الموردين لهذه المعايير.
- مدى تنوع الموردين وتوافر البدائل.
3. التفاوض وإصدار أوامر الشراء:
هما عمليتان حيويتان في إدارة سلسلة الإمداد والمشتريات، وتهدفان إلى تأمين الحصول على المواد أو الخدمات المطلوبة بأفضل الشروط الممكنة من خلال:
- شروط التوريد ومدى ملاءمتها لمتطلبات الشركة.
- فعالية التفاوض في تحقيق أفضل الشروط.
- وضوح ودقة أوامر الشراء.
4. استلام وفحص السلع:
هي مراجعة عملية استلام السلع وفحصها من خلال:
5. إدارة المخزون:
هي عملية تنظيم ومراقبة المواد والسلع التي تحتفظ بها شركة أو مؤسسة للتأكد من توافر الكميات المناسبة في الوقت المناسب من خلال:
- كفاءة النظام في تتبع المخزون.
- القدرة على التنبؤ بالاحتياجات المستقبلية.
- مدى توافر المخزون وتجنب حالات النقص أو الفائض.
6. الدفع والتسوية المالية:
هو مراجعة عملية الدفع والتسوية المالية مع الموردين من خلال:
- الالتزام بمواعيد الدفع المتفق عليها.
- دقة الفواتير وتوافقها مع أوامر الشراء.
- تأثير عمليات الدفع على علاقات الشركة مع الموردين.
7. التقييم المستمر والتحسين
هي مراجعة عمليات التقييم المستمر والتحسين لدورة المشتريات من خلال:
- فعالية آليات التقييم والتحليل.
- الخطوات المتخذة لتحسين العمليات بناءً على نتائج التقييم.
- مدى تحقيق الأهداف المحددة للدورة.
ماهي الأدوات المستخدمة في المراجعة؟
- التقارير المالية: لمراجعة النفقات والتكاليف.
- تقارير الأداء: لتقييم أداء الموردين وكفاءة العمليات.
- البرمجيات: مثل أنظمة إدارة المشتريات والمخزون لتوفير البيانات والتحليلات اللازمة.
- استبيانات وآراء المستخدمين: للحصول على ملاحظات من الموظفين المعنيين بعملية المشتريات.
التحديات والحلول في دورة حياة المشتريات:
- تقلبات الأسعار: يمكن التغلب على تقلبات الأسعار من خلال:
- عقود طويلة الأجل مع الموردين.
- استخدام استراتيجيات التحوط.
- ضمان الجودة: لضمان الجودة، يجب وضع معايير واضحة وتطبيق عمليات فحص دقيقة عند استلام السلع.
- إدارة المخاطر: يمكن إدارة المخاطر من خلال:
- تنويع الموردين.
- وجود خطط بديلة في حال حدوث أي مشكلة.
هل تبحث عن نظام يساعدك على إدارة المشتريات بشكل فعال؟
نظام فيّ يسهل إدارة المشتريات والمبيعات بشكل فعال، حيث يوفر أدوات متكاملة لـ:
- إضافة المنتجات وتحديثها.
- إصدار فواتير المشتريات والمبيعات وإدارتها بكل يسر وتنظيمها باستخدام قوالب Excel المخصصة.
- تتبع حالة كل عملية ومراقبة التدفقات المالية، مما يحسن إدارة سيولة النقد ويعزز من كفاءة عملية التحصيل والتوريد.
في ختام هذا المقال، نجد أن دورة المشتريات تلعب دورًا حاسمًا في نجاح أي عمل تجاري، حيث تضمن تحقيق أعلى مستويات الكفاءة والجودة في عملية الشراء والتوريد. من تحديد الاحتياجات إلى استلام السلع والدفع للموردين، كل مرحلة في الدورة تتطلب دقة وتنظيم لضمان تحقيق الأهداف المرجوة.
مكتب رقم 12 – برج بنك التنمية حي الغدير، الرياض، المملكة العربية السعودية
