فيَ خيارك الأنسب في إدارة المشتريات لمنتجات متجرك الإلكتروني لتكون تجارتك المتكاملة

مفهوم إدارة المشتريات:

أهمية إدارة المشتريات:

مهام إدارة المشتريات:

خطوات عملية الشراء في عملية إدارة المشتريات:

التحديات التي تواجهها عملية إدارة المشتريات:

نصائح الخبراء لإدارة المشتريات بنجاح:

نظام فيَ ساعد الآف التجار على تسهيل إدارة المشتريات وتنظيم إدارة المنتجات:

مفهوم إدارة المشتريات:

إدارة المشتريات هي القسم الذي يتولى المسؤولية عن التخطيط والتحكم في جميع جوانب شراء المستلزمات الضرورية للمؤسسة. تهدف هذه الإدارة إلى ضمان توافر جميع الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المؤسسة بكفاءة وفعالية.

أهمية إدارة المشتريات:

إدارة المشتريات تعد من العناصر الأساسية لتحقيق أهداف المؤسسة، وتُعتبر حلقة وصل ضرورية لدعم جميع الأقسام الأخرى في المؤسسة. تعزز إدارة الشراء من فعالية العملية التشغيلية وتساهم في تحقيق التوازن المثالي بين الاحتياجات والتكاليف. إليك تفصيل لأهمية إدارة الشراء:

1. الدور المحوري في العملية التشغيلية: 

إدارة المشتريات تُعتبر نقطة انطلاق أساسية لضمان سير العمل بكفاءة. حيث تعتمد الأقسام الأخرى مثل الإنتاج، والتوزيع، والمبيعات على توافر المواد والخدمات في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة. بدون إدارة فعالة للمشتريات، قد تتعرض العمليات التشغيلية للتأخير أو التوقف.

2. توفير احتياجات المؤسسة بأفضل الشروط: 

تركز إدارة الشراء على الحصول على المواد والخدمات بأفضل الأسعار من أفضل مصادر التوريد. وهذا يعني تحقيق التوازن بين الجودة والتكلفة، مما يسهم في توفير الموارد اللازمة بأقل تكلفة ممكنة.

3. إدارة تكاليف الشراء: 

تتراوح تكاليف المشتريات بين 40% و60% من إجمالي قيمة المبيعات في معظم المؤسسات، وهي نسبة كبيرة تتطلب إدارة دقيقة وفعالة. من خلال تحسين استراتيجيات الشراء وتقليل الفاقد، يمكن لإدارة المشتريات أن تعزز الأداء المالي للمؤسسة بشكل كبير.

4. التنسيق مع الإدارات الأخرى:

 تعمل إدارة الشراء على التنسيق مع الإدارات الأخرى مثل المبيعات، والإنتاج، والتسويق، والتوزيع، لضمان تلبية جميع الاحتياجات بشكل متكامل. هذا التنسيق يساعد في تحسين كفاءة العمليات المشتركة وتفادي أي مشاكل قد تنشأ بسبب نقص أو تأخير في المواد.

5. التفاوض والحصول على أفضل صفقات: 

التفاوض بهدف الحصول على أفضل شروط للشراء والتعاقد يعد جزءاً أساسياً من عمل إدارة الشراء. فهي تسعى لضمان الحصول على أفضل صفقات ممكنة، مما يؤثر بشكل مباشر على تكاليف المؤسسة وأرباحها.

كما أنها تقوم بالبحث المستمر عن بدائل أفضل في السوق، مما يمكنها من تقديم خدمات وسلع متكاملة. فهي تدرس خيارات متعددة وتختار الأنسب بناءً على تحليل دقيق للسوق واحتياجات المؤسسة.

6. اختيار أفضل الموردين:

 من خلال جمع المعلومات والبيانات حول الموردين، يمكن لإدارة الشراء اختيار الشركات ذات السمعة الطيبة والمصداقية العالية. هذا يضمن جودة المواد والخدمات ويعزز من ثقة المؤسسة في السوق.

7. تحقيق التوازن بين العرض والطلب:

 إدارة المشتريات تراقب وتحدد احتياجات المؤسسة بدقة بناءً على حجم المبيعات الفعلي والمتوقع. هذا يساعد في تجنب نقص المواد أو فائض المخزون.

8. الامتثال للقوانين: 

تلتزم إدارة الشراء بالقوانين والتشريعات المتعلقة بالمشتريات، مثل القوانين الضريبية والجمركية. هذا يضمن أن جميع العمليات تتوافق مع المتطلبات القانونية، مما يقلل من المخاطر القانونية والمشكلات المرتبطة بالجودة.

مهام إدارة المشتريات:

إدارة المشتريات تتحمل مجموعة من المسؤوليات الأساسية التي تعكس أهميتها البالغة في تحقيق أهداف المؤسسة. ومن أبرز هذه المسؤوليات:

1. التخطيط: 

تعتبر إدارة المشتريات مسؤولة عن تطوير سياسات شراء محكمة تتماشى مع احتياجات المؤسسة وظروفها المتغيرة. يتضمن ذلك وضع معايير دقيقة تتعلق بالكمية المطلوبة، والجودة، والسعر، لضمان توافق السياسة مع أهداف المؤسسة.

2. بحوث اتجاهات السوق:

 لضمان التعامل الفعال مع سوق الأعمال، يتعين على إدارة المشتريات إجراء بحوث مستمرة لدراسة اتجاهات السوق وتغيرات الأسعار وتوافر المواد. يشمل ذلك جمع معلومات حول احتياجات المؤسسة من المواد والخدمات، والتعرف على البدائل المتاحة.

3. مراجعة طلبات الشراء: 

تتولى إدارة المشتريات مسؤولية مراجعة طلبات الشراء المقدمة من الإدارات المختلفة. وفي حالة وجود أي تجاوزات أو عدم توافق مع خطة المؤسسة، تقوم الإدارة بمراجعة الطلبات مع الجهات المعنية وإعادة هيكلتها بما يتناسب مع الاحتياجات والخطة العامة.

4. الجدولة الزمنية للمشتريات: 

تعمل إدارة المشتريات على تنظيم جدول زمني لاستلام المشتريات، بحيث يتماشى مع احتياجات المؤسسة وإداراتها. يتضمن ذلك مراعاة كفاءة التخزين والتنسيق مع الدفعات المالية المرتبطة بالمواد الموردة.

5. تحديد مستوى المخزون: 

بالتعاون مع إدارة المخازن، تقوم إدارة المشتريات بتحديد مستويات المخزون المناسبة، بما في ذلك الحد الأدنى للطلب، ونقطة إعادة الطلب، والحد الأقصى للمخزون، لضمان توافر المواد دون تراكمها.

6. إصدار أوامر الشراء والتوريد: 

بعد التوصل إلى اتفاق مع الموردين بشأن الكميات والأسعار والمواصفات، تقوم إدارة المشتريات بإصدار أوامر الشراء لضمان تزويد مخازن المؤسسة بالمواد المطلوبة، وبعد ذلك تتابع عملية التسليم لضمان الوفاء بالشروط.

7. اعتماد عملية التسليم:

تعمل إدارة المشتريات بالتنسيق مع الشؤون القانونية لضمان صحة عقود الشراء والفواتير. بالإضافة إلى ذلك، تعتمد المواد الموردة بعد إجراء فحص دقيق من قبل المختصين للتأكد من تطابقها مع المواصفات المطلوبة.

8. التخلص من المخزون الزائد: 

تتولى إدارة المشتريات مسؤولية تصريف الأصناف التي لم يعد لها حاجة والتي تشكل عبئًا على المخزون، لضمان الحفاظ على كفاءة إدارة المخزون وتجنب التكدس غير الضروري.

اقرأ أيضا: إدارة المتجر الإلكتروني بشكل احترافي: 7 نصائح تساعدك على ذلك

خطوات عملية الشراء في عملية إدارة المشتريات:

تم عملية الشراء في إدارة المشتريات عبر سلسلة من المراحل المنهجية التي تضمن تنظيم العملية وتحقيق الكفاءة. على الرغم من أن الإجراءات قد تختلف من مؤسسة لأخرى بناءً على السياسات المتبعة، إلا أن المراحل الأساسية للعملية تشمل:

1. ستقبال طلبات الشراء ودراستها: 

تبدأ عملية الشراء بتلقي طلبات الشراء من إدارات مختلفة داخل المؤسسة، مثل إدارة المخازن أو الإدارات الأخرى. تقوم إدارة المشتريات بدراسة هذه الطلبات بدقة للتأكد من إمكانية توفير الاحتياجات المطلوبة وفقاً للمواصفات المحددة في الطلبات.

2. تحديد المورد:

 يتطلب اختيار المورد المناسب بحثاً وتحليلاً دقيقاً. تقوم إدارة المشتريات بالبحث عن الموردين المتاحين، وتطلب عروض أسعار منهم، ثم تقيّم هذه العروض لاختيار المورد الأفضل بناءً على الجودة والسعر وتوافر الكميات.

3. إصدار أمر الشراء: 

بعد اختيار المورد المناسب، تقوم إدارة المشتريات بإصدار مستند أمر الشراء. يشمل هذا المستند معلومات تفصيلية مثل اسم وعنوان المؤسسة والمورد، نوع الصنف، الكمية المطلوبة، المواصفات، موعد ومكان التسليم، وشروط الشحن والدفع.

4. المفاوضات وتوقيع العقود:

 يتم التفاوض مع الموردين حول الشروط والأسعار والأوقات الزمنية للتوريد، إلى جانب التفاصيل الأخرى الهامة. بعد التوصل إلى اتفاق مرضٍ لجميع الأطراف، يتم توقيع العقد والمستندات اللازمة لإضفاء الطابع الرسمي على الصفقة.

5. استلام الأصناف وفحصها:

 عند وصول البضائع، تتعاون إدارة المشتريات مع فرق مختصة من الإدارات المختلفة لمراجعة وفحص المواد المتسلمة. يهدف هذا الفحص إلى التأكد من سلامة المواد ومطابقتها للمواصفات المتفق عليها في أمر الشراء.

6. مراجعة المستندات والفواتير:

 تقوم إدارة المشتريات بمراجعة صحة جميع مستندات وفواتير عملية الشراء، بما في ذلك سجلات أوامر التوريد، وسجلات الأصناف، وسجلات الموردين، وسجلات العقود، وسجلات المتابعة، لضمان دقة التفاصيل وسلامة المعاملات المالية والإجرائية.

التحديات التي تواجهها عملية إدارة المشتريات:

تواجه إدارة المشتريات مجموعة من المشاكل والتحديات التي قد تؤثر سلباً على أدائها وقدرتها على تنفيذ مهامها بكفاءة. من أبرز هذه المشاكل:

1. زيادة التكاليف:

 تتعرض إدارة المشتريات لتحديات كبيرة بسبب تقلبات الأسعار والظروف الاقتصادية مثل التضخم وتغيرات أسعار العملات. هذه التغيرات يمكن أن تؤدي إلى زيادة في التكاليف المخصصة للمشتريات، مما يؤثر سلباً على الميزانية ويقلل من الأرباح المتوقعة.

2. ندرة الموردين:

 قلة عدد الموردين المتاحين يمكن أن تشكل مشكلة كبيرة، حيث تجعل الخيارات المحدودة من الصعب على إدارة المشتريات اختيار المورد الأمثل. قلة الموردين قد تؤدي إلى رفع الأسعار وعدم وجود بدائل جيدة.

3. توافر عدد كبير من الموردين:

 على النقيض، فإن وجود عدد كبير من الموردين مع تفاوت كبير في عروض الأسعار يمكن أن يكون محيراً، حيث يصبح من الصعب تحديد المورد الأنسب. هذا التحدي يتطلب تقييماً دقيقاً للموردين والعروض المقدمة.

4. عدم المصداقية من قبل الموردين:

 تعد مشكلات المصداقية من الموردين، مثل التأخير في التسليم أو عدم مطابقة المواصفات المتفق عليها، من المشاكل الشائعة التي تواجه إدارة المشتريات. هذه المشكلات يمكن أن تعطل سير العمل وتؤثر على جودة المنتجات والخدمات.

5. عدم امتلاك المعلومات الكافية عن المنتج: 

عدم توافر معلومات مفصلة حول المواد والأصناف المطلوبة قد يؤدي إلى عمليات شراء غير ناجحة. في حال عدم امتلاك إدارة المشتريات للمعلومات الكافية، قد تواجه صعوبة في تقييم البدائل المتاحة واختيار الأنسب منها.

6. قيود الميزانية المخصصة: 

تتطلب إدارة المشتريات الالتزام بالميزانية المخصصة لها من قبل الإدارة المالية. في بعض الأحيان، تكون هذه الميزانية غير كافية لتلبية الاحتياجات المطلوبة، مما يضع الإدارة في موقف صعب بين تحقيق الأهداف وتلبية الاحتياجات في ظل القيود المالية.

7. المتطلبات الصعبة من الإدارة: 

قد تواجه إدارة المشتريات تحديات عندما تضع الإدارة العليا متطلبات صعبة أو تعجيزية من حيث الجودة والسعر. تحقيق التوازن بين تلبية هذه المتطلبات وتوفير منتجات ذات جودة جيدة بأسعار مناسبة يمكن أن يكون صعباً.

8. مخالفة معايير الجودة: 

قد تواجه إدارة المشتريات تحديات مع الجهات الحكومية إذا لم تلتزم معايير الجودة المطلوبة لمواد الإنتاج والتصنيع. لذا، من الضروري التأكد من أن الموردين يلتزمون بدقة بالمعايير المحددة لضمان الامتثال الكامل وتجنب المشكلات القانونية.

9. التعامل مع قوانين ولوائح الشراء: 

قد تعاني إدارة المشتريات من التعقيدات المتعلقة بالقوانين واللوائح المنظمة للشراء، مثل القوانين الجمركية، والتشريعات الضريبية، والقوانين البيئية. التعامل مع هذه القوانين وتحديثاتها قد يكون معقداً ويحتاج إلى معرفة تفصيلية لضمان الامتثال الكامل.

اقرأ أيضا: التحديات والحلول في دورة المشتريات

نظام فيَ ساعد الآف التجار على تسهيل إدارة المشتريات وتنظيم إدارة المنتجات:

1. أتمتة العمليات:

يوفر النظام أدوات متقدمة لأتمتة العديد من العمليات مثل إدخال المنتجات، والمحاسبة وإدارة العمليات، مثل إصدار الفواتير وحساب الضرائب، مما يقلل من الجهد اليدوي ويزيد من دقة العمليات.

2. إضافة المنتجات:

يتيح النظام إضافة المنتجات بسهولة، بما في ذلك إدخال تفاصيل المنتجات، وإرفاق الصور والمستندات ذات الصلة، مما يعزز من تنظيم إدارة المخزون.

3. إضافة الموردين:

يوفر النظام إمكانية إضافة الموردين يدويًا أو عبر قوالب Excel مخصصة، مما يسهل إدارة العلاقات مع الموردين وتتبع المعاملات بشكل فعال.

4. حفظ وأرشفة المعلومات:

يقوم النظام بحفظ وأرشفة جميع المعلومات المتعلقة بالمنتجات، الفواتير، والموردين، مما يسهم في تنظيم البيانات وتسهيل الوصول إليها عند الحاجة.

5. سهولة استخدام النظام:

يتميز النظام بواجهة سهلة الاستخدام وميزات تفاعلية، مما يسمح لأصحاب الأعمال بإدارة شؤونهم المالية والمحاسبية بكفاءة حتى دون الحاجة إلى معرفة متقدمة في المحاسبة.

في عالم التجارة الإلكترونية المتسارع، تُعتبر إدارة المشتريات من الركائز الأساسية لنجاح أي متجر إلكتروني. إن اختيار الأساليب والأدوات المناسبة لإدارة المشتريات يمكن أن يكون له تأثير كبير على فعالية العمليات، تحقيق الأهداف المالية، وتعزيز تجربة العملاء.