طريقة عمل فاتورة الكترونية في 4 خطوات بواسطة نظام فيّ

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

ماهي الفوترة الإلكترونية؟

أنواع الفاتورة الإلكترونية:

متطلبات الفاتورة الإلكترونية:

ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟

من هو مزود خدمة الفوترة الإلكترونية وطريقة اختياره:

الفرق بين الفاتورة الورقية و الإلكترونية:

كيف تساعدك منصة فيّ في تسهيل طريقة عمل فاتورة الكترونية وتقديمها بضغطة زر واحدة؟

شهد عالم الأعمال تحولًا رقميًا هائلاً في السنوات الأخيرة، حيث أصبحت التكنولوجيا تلعب دورًا محورياً في جميع جوانب الحياة ومن بين هذه التطورات تأتي الفاتورة الإلكترونية كأحد أهم الأدوات التي تساهم في تبسيط المعاملات التجارية وزيادة كفاءتها، فما هي الفاتورة الإلكترونية وما هي أهميتها ومميزاتها و طريقة عمل فاتورة الكترونية؟ هذا ما سنتناوله في هذا المقال.

ما هي الفاتورة الإلكترونية E-Invoice؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند مالي رقمي يثبت عملية بيع وشراء سلع أو خدمات و يتم إصدارها وتبادلها وحفظها بشكل إلكتروني بالكامل بدلاً من الطرق التقليدية التي تعتمد على الأوراق، وبالتالي فهي تحل محل الفاتورة الورقية التقليدية وتوفر العديد من المزايا.

ما هي الفوترة الإلكترونية E-Invoicing ؟

منظومة الفوترة الإلكترونية هي نظام يهدف إلى تحويل عملية إصدار الفواتير والإشعارات من الشكل الورقي التقليدي إلى الشكل الرقمي، مما يُتيح تبادل هذه الفواتير والإشعارات بشكل إلكتروني بين البائع والمشتري.

الخصائص الرئيسية لهذه المنظومة تشمل:

1. تحويل الفواتير إلى صيغة إلكترونية: بدلاً من إعداد الفواتير على الورق، يتم إنشاؤها وحفظها بصيغ إلكترونية مثل ملفات PDF أو عبر تنسيقات مخصصة.
2. التبادل الرقمي: يمكن تبادل الفواتير والإشعارات بين الأطراف المعنية بشكل إلكتروني، مما يسهل التواصل ويقلل من التكاليف المرتبطة بالبريد الورقي.
3. تنسيق إلكتروني متكامل: تضمن المنظومة استخدام تنسيق موحد للفواتير والإشعارات، مما يسهل معالجتها من قبل أنظمة المحاسبة والتقارير المالية. هذا التنسيق قد يتبع معايير معينة تحددها السلطات أو المنظمات المهنية.
4. معالجة آلية: تتيح المنظومة معالجة الفواتير بشكل آلي، مما يقلل من الأخطاء البشرية ويزيد من كفاءة العملية. يمكن للأنظمة الإلكترونية فحص الفواتير ومراجعتها وتحليلها بطريقة أسرع وأكثر دقة.
5. الاحتفاظ بالسجلات: توفر المنظومة إمكانية تخزين الفواتير والإشعارات بشكل إلكتروني، مما يسهل الوصول إليها وإدارتها لاحقًا، ويساعد في الحفاظ على سجل دقيق للمعاملات.

ملاحظة: الفواتير التي يتم إنشائها بخط اليد أو التي يتم مسحها بالماسح الضوئي لا تعتبر فواتير إلكترونية.

أنواع الفاتورة الإلكترونية:

نوعين من الفواتير الإلكترونية، وهما:

أولًا: الفاتورة الضريبية:

هي فاتورة إلكترونية تصدرها منشأة (شركة أو مؤسسة) إلى منشأة أخرى.وتحتوي على جميع العناصر المطلوبة للفواتير الضريبية وفقًا للمعايير الضريبية.

العناصر الرئيسية للفاتورة الضريبية:

1. عنوان الفاتورة: يشير إلى أنها فاتورة ضريبية.
2. رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يوفر طريقة سريعة للوصول إلى تفاصيل الفاتورة عند مسح الرمز.
3. الرقم التسلسلي للفاتورة: رقم فريد يُميز الفاتورة عن غيرها.
4. رقم الفاتورة التسلسلي: رقم داخلي للفوترة.
5. تاريخ إصدار الفاتورة: اليوم الذي تم فيه إصدار الفاتورة.
6. اسم المتجر: اسم المنشأة التي أصدرت الفاتورة.
7. عنوان المتجر: الموقع الجغرافي للمنشأة.
8. بيانات البائع: تشمل تفاصيل مثل اسم البائع ومعلومات الاتصال.
9. إجمالي المبلغ الخاضع للضريبة: المبلغ الذي يخضع للضريبة.
10. معرف آخر للمورد: مثل رقم السجل التجاري.
11. حقل قيمة الضريبة المضافة: يوضح قيمة ضريبة القيمة المضافة.
12. بيانات المشتري: تفاصيل المشتري مثل الاسم والعنوان.
13. حقل إجمالي المبلغ (شامل ضريبة القيمة المضافة): المبلغ الإجمالي الذي يشمل الضريبة.
14. حقل إجمالي المبلغ (غير شامل ضريبة القيمة المضافة): المبلغ الإجمالي بدون احتساب الضريبة.

ثانيًا: الفاتورة الضريبية المبسطة:

هي فاتورة إلكترونية يصدرها التاجر أو المنشأة للمشتري الفرد. وتتضمن فقط العناصر الرئيسية للفواتير الضريبية، مما يجعلها أبسط من الفاتورة الضريبية.

العناصر الرئيسية للفاتورة المبسطة:

1. عنوان الفاتورة: يشير إلى أنها فاتورة ضريبية مبسطة.
2. رمز الاستجابة السريعة (QR Code): يتيح الوصول السريع إلى تفاصيل الفاتورة.
3. رقم الفاتورة التسلسلي: رقم مميز للفاتورة.
4. تاريخ إصدار الفاتورة: اليوم الذي صدرت فيه الفاتورة.
5. اسم المتجر: اسم المنشأة التي أصدرت الفاتورة.
6. عنوان المتجر: الموقع الجغرافي للمنشأة.
7. بيانات البائع: تشمل تفاصيل البائع.
8. إجمالي المبلغ الخاضع للضريبة: المبلغ الذي يخضع للضريبة.
9. حقل قيمة الضريبة المضافة: يوضح قيمة ضريبة القيمة المضافة.
10. حقل إجمالي المبلغ (شامل ضريبة القيمة المضافة): المبلغ الإجمالي الذي يشمل الضريبة.

متطلبات الفاتورة الإلكترونية:

لتطبيق نظام الفاتورة الإلكترونية بشكل صحيح وفعال، هناك مجموعة من المتطلبات الأساسية التي تم تقسيمها على مراحل الفوترة الإلكترونية (مرحلة الإصدار والحفظ ومرحلة الربط والتكامل) ويجب على الشركات والمؤسسات الالتزام بها، وهي:

المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار والحفظ):

1. إصدار الفواتير عبر نظام محاسبي متوافق:

يجب أن تستخدم الشركة نظامًا محاسبيًا أو برنامجًا لإدارة الفواتير متوافقًا مع متطلبات الفاتورة الإلكترونية.

2. توافر جميع عناصر الفاتورة الإلكترونية:

يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية جميع عناصر الفاتورة ومتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المذكورة في الأعلى.

3. حفظ وأرشفة الفواتير الإلكترونية:

يجب على الشركات الاحتفاظ بنسخ من الفواتير الإلكترونية لفترة زمنية معينة تتوافق مع القوانين المحلية (عادةً من 5 إلى 10 سنوات). هذه الفواتير يجب أن تكون متاحة بشكل يسهل الوصول إليه في حالة الحاجة إلى التدقيق.

المرحلة الثانية: (مرحلة الربط والتكامل):

1. إمكانية النظام من الاتصال بالإنترنت:

يجب أن يكون النظام الإلكتروني قادرًا على الاتصال بالإنترنت بشكل مستمر لضمان تبادل الفواتير الإلكترونية بفعالية وموثوقية. هذا الاتصال ضروري لتحديث البيانات، إرسال الفواتير، واستلام أي إشعارات أو تحديثات من هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

2. ربط النظام بمنصة فاتورة:

تطلب التكامل مع منصة فاتورة. يشمل ذلك تبادل البيانات وإرسال الفواتير عبر واجهات برمجة التطبيقات (APIs) أو بروتوكولات موحدة تتيح الاتصال المباشر بين النظام ومراكز التحكم أو المنصات المركزية المعتمدة.

3. توافر جميع عناصر الفاتورة الإلكترونية:

يجب أن تتضمن الفاتورة الإلكترونية جميع عناصر الفاتورة ومتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك المذكورة في الأعلى.

4. إصدار وحفظ الفواتير بصيغ معينة:

يجب إصدار الفواتير بصيغ متوافقة مع معايير الهيئة، مثل XML أو PDF/A3، لضمان سهولة التبادل والتكامل مع الأنظمة الأخرى.

حتى تتعرف بشكل مفصل على مراحل الفوترة الإلكترونية ومخالفات عدم الالتزام بمتطلباتها اطلع على المدونة التالية: هل أنت ملزم بـ الفوترة الإلكترونية السعودية؟ بسطناها لك في هذا الدليل تأكد وكن متوافق

ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟

من هو مزود خدمة الفوترة الإلكترونية وطريقة اختياره:

مزود خدمة الفوترة الإلكترونية هو شركة أو جهة متخصصة تقدم أنظمة وحلولًا إلكترونية تساعد الشركات والمؤسسات في إصدار وتبادل وحفظ الفواتير الإلكترونية بطريقة متوافقة مع القوانين والمعايير المعتمدة.

هناك معايير وضعتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والتي يجب توافرها في مقدمي خدمة الفوترة الإلكترونية والتي تحدد المتطلبات التي يجب على أي مزود خدمة أن يلبيها لضمان الامتثال للوائح الفوترة الإلكترونية.

 هذه المعايير تشمل جوانب تقنية وأمنية وتخزين وأرشفة، بالإضافة إلى وظائف محددة يجب تجنبها لضمان نزاهة الفواتير وسلامتها:

1. المتطلبات التقنية:

• القدرة على الاتصال بالإنترنت وواجهة برمجة التطبيقات (API):

يجب أن يكون الحل التقني للفوترة الإلكترونية قادرًا على الاتصال بالإنترنت لضمان تبادل الفواتير بشكل مستمر وموثوق.

يجب توفير واجهة برمجة التطبيقات (API) تتيح التكامل مع أنظمة أخرى مثل الأنظمة المحاسبية ومنصات الفوترة الإلكترونية المعتمدة من الهيئة. هذه الواجهة تسهل تبادل البيانات وإرسال الفواتير وتلقي التحديثات.

2. أمان المعلومات:

• منع التلاعب بالفواتير وعدم إتاحة إعادة تعيين عداد الفواتير:

يجب ضمان عدم إمكانية التلاعب بالفواتير التي تم إصدارها أو تعديلها بعد إصدارها. يجب أن يكون نظام الفوترة مصممًا بحيث لا يمكن إعادة تعيين عداد الفواتير أو تعديل الفواتير السابقة.

• حماية الوقت من التعديل والتلاعب:

يجب تأمين الوقت المسجل في الفواتير بحيث لا يمكن تعديله أو التلاعب به بعد إصدار الفاتورة لضمان دقة تواريخ الفواتير.

• وجود سعة تخزينية كافية وحصر الوصول للمستخدمين المصرح لهم فقط:

يجب أن يتوفر نظام تخزين بيانات بقدرة كافية لتخزين الفواتير والبيانات ذات الصلة.

ويجب تقييد الوصول إلى البيانات بحيث يكون متاحًا فقط للمستخدمين المصرح لهم، لضمان حماية المعلومات.

3. تخزين وأرشفة البيانات:

• إتاحة بيانات السحابة برابط مباشر للهيئة:

يجب أن يكون بمقدور الهيئة الوصول إلى بيانات الفواتير المخزنة على السحابة عبر رابط مباشر، لتسهيل التدقيق والتحقق من البيانات.

• حفظ البيانات على خادم محلي أو خارجي:

يمكن تخزين البيانات على خادم محلي أو خارجي، ولكن يجب أن يكون الحفظ موثوقًا ويتيح الوصول السريع والآمن إلى البيانات عند الحاجة.

4. الوظائف المحظورة:

• يُمنع الوصول للبيانات بدون تسجيل الدخول بكلمة مرور مميزة:

يجب أن يكون الوصول إلى النظام محميًا بكلمة مرور مميزة وفريدة لكل مستخدم لضمان أمان الوصول إلى البيانات.

• يُمنع استخدام كلمة المرور المصنعية للتسجيل في النظام:

يجب عدم استخدام كلمات مرور مصنعية أو غير آمنة لتسجيل الدخول إلى النظام، لضمان أمان الحسابات.

• وجود حل لتتبع وإدارة جلسة كل مستخدم:

يجب أن يتضمن النظام آلية لتتبع وإدارة جلسات المستخدمين لضمان أمان الاستخدام والكشف عن أي وصول غير مصرح به.

• يُمنع تغيير الوقت والتاريخ في النظام:

لا يُسمح بتغيير الوقت أو التاريخ في النظام بعد إصدار الفواتير، لضمان دقة البيانات وتجنب التلاعب.

• يُمنع إصدار الفواتير بدون تسلسل:

يجب أن تكون كل فاتورة تحمل رقم تسلسلي فريد ومتسلسل، مما يساعد في تتبع الفواتير ومنع التلاعب.

• يُمنع إصدار أكثر من تسلسل للفواتير:

يجب أن يتبع النظام تسلسلًا واحدًا للفواتير، ولا يُسمح بإصدار أكثر من تسلسل لضمان تنظيم وتوحيد الفواتير.

الفرق بين الفاتورة الورقية والإلكترونية:

الفاتورة هي وثيقة تثبت عملية البيع أو الشراء، وتحتوي على تفاصيل المعاملة مثل السلع أو الخدمات المباعة، الأسعار، الكميات، والضرائب المستحقة، ولكن مع تطور التكنولوجيا ظهر نوعان رئيسيان من الفواتير: الورقية والإلكترونية، ولكل منهما مميزاته وعيوبه.

مقارنة تفصيلية بين الفواتير الورقية والإلكترونية:

الميزة	الفاتورة الورقية	الفاتورة الإلكترونية
التعريف	مستند مادي مطبوع على ورق، يحتوي على تفاصيل معاملة تجارية.	نسخة رقمية من الفاتورة الورقية، يتم إصدارها وتخزينها ونقلها إلكترونياً.
الإنشاء	يتم إنشاؤها يدويًا أو باستخدام برامج بسيطة، ثم طباعتها وتوزيعها.	يتم إنشاؤها وإرسالها وتخزينها عبر أنظمة محاسبية متخصصة وبرامج إدارة علاقات العملاء (CRM).
التوزيع	يتم توزيعها بشكل ورقي، سواء تسليم يدوي أو عن طريق البريد.	يتم توزيعها إلكترونياً عبر البريد الإلكتروني أو منصات تبادل الملفات الآمنة.
التخزين	يتم تخزينها في ملفات ورقية أو مجلدات، مما يجعلها عرضة للتلف والضياع.	يتم تخزينها في قاعدة بيانات إلكترونية، مما يسهل الوصول إليها والبحث فيها.
الأمان	أقل أماناً، حيث يمكن تزويرها أو فقدانها بسهولة.	تتمتع بدرجة عالية من الأمان، حيث يمكن حمايتها بكلمات سر وتشفير البيانات.
السرعة	عملية إعدادها وإرسالها بطيئة وتتطلب وقتاً وجهداً أكبر.	عملية إعدادها وإرسالها سريعة للغاية، ويمكن إرسالها إلى العديد من العملاء في وقت واحد.
التكلفة	تتطلب تكاليف طباعة و ورق، بالإضافة إلى تكاليف التخزين والنقل.	أقل تكلفة من الفواتير الورقية، حيث لا تتطلب تكاليف طباعة أو ورق.
البيئة	غير صديقة للبيئة، حيث تساهم في استنزاف الموارد الطبيعية.	صديقة للبيئة، حيث تقلل من استهلاك الورق والحبر.
التكامل	يصعب دمجها مع أنظمة أخرى، مثل أنظمة المحاسبة أو التمويل.	يمكن دمجها بسهولة مع أنظمة أخرى، مما يسهل إدارة الأعمال.
الدقة	عرضة للأخطاء اليدوية، مثل أخطاء الحسابات والبيانات.	أقل عرضة للأخطاء، حيث يتم التحقق من البيانات تلقائيًا.
التتبع	يصعب تتبع مسار الفاتورة وتاريخ المعاملات.	يمكن تتبع مسار الفاتورة وتاريخ المعاملات بسهولة.
الامتثال القانوني	قد لا تلبي المتطلبات القانونية في بعض الدول.	تلبي المتطلبات القانونية في معظم الدول وتساهم في الامتثال الضريبي.
التحليل	يصعب تحليل البيانات المستخرجة من الفواتير الورقية.	يمكن تحليل البيانات المستخرجة من الفواتير الإلكترونية بسهولة لتوفير رؤى قيمة للأعمال.

كيف تساعدك منصة (فيّ) في تسهيل طريقة عمل فاتورة الكترونية وتقديمها بضغطة زر واحدة؟

منصة “فيّ” هي نظام متكامل للفوترة الإلكترونية وإدارة الشؤون المالية والضريبية، مصمم لتلبية احتياجات الأفراد والشركات الصغيرة والمتوسطة في التحول للفوترة الإلكترونية من خلال:

1. تسجيل المبيعات والمشتريات: يمكنك تسجيل كافة المبيعات والمشتريات بطريقة منظمة، مما يسهل تتبع جميع المعاملات المالية دون جهد إضافي.
2. إصدار الفواتير: توفر واجهة سهلة لإنشاء الفواتير إلكترونيًا و تعبئتها بالبيانات المطلوبة بسرعة.
3. إرسال الفواتير: يمكنك إرسال الفواتير مباشرة إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو النظام الإلكتروني بنقرة واحدة.
4. إدارة العملاء والمنتجات: تتيح لك إدارة معلومات العملاء والمنتجات أو الخدمات بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
5. التقارير والتتبع: توفر أدوات لتتبع حالة الفواتير وتوليد تقارير مالية لتحليل الأداء.
6. أرشفة وحفظ الفواتير والسجلات المالية: يتيح لك النظام  أرشفة الفواتير والسجلات المالية بشكل إلكتروني وآمن، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة ويضمن حفظها بشكل منظم وفقًا للمعايير القانونية.

طريقة عمل فاتورة إلكترونية عن طريق نظام فيّ:

التعرف على طريقة عمل فاتورة الكترونية هي عملية أساسية لأي مؤسسة تسعى إلى تحقيق الكفاءة والحد من الأخطاء، لضمان إصدار فواتير دقيقة و متوافقة مع المعايير المهنية، أصدرها اليوم عبر نظام فيّ في 4 خطوات:

الخطوة الأولى:إنشاء الفاتورة:

• أنشئ الفاتورة: ابدأ بإنشاء فاتورة جديدة عبر نظام “فيّ”.
• أضف العميل والمنتج: قم بإدخال تفاصيل العميل (الاسم، العنوان، إلخ) وأضف المنتج أو الخدمة التي تقدمها، وحدد السعر المناسب.
• تحديد المعدل الضريبي: بناءً على المعلومات المدخلة، سيقوم النظام باقتراح المعدل الضريبي المناسب للفاتورة.

الخطوة الثانية: حفظ الفاتورة كمسودة:

• مراجعة الفاتورة: بعد إدخال جميع التفاصيل، يمكنك حفظ الفاتورة كمسودة. هذا يتيح لك التحقق من صحة البيانات قبل إصدار الفاتورة النهائية.
• تحميل المسودة: يمكنك تحميل المسودة للتحقق من التفاصيل أو مشاركتها مع العميل للتأكد من دقتها.

الخطوة الثالثة: إصدار الفاتورة:

• تحويل إلى فاتورة مُصدرة: بعد التحقق من صحة البيانات، يمكنك تحويل المسودة إلى فاتورة مُصدرة. سيقوم النظام بإصدار الفاتورة وفقًا للرقم التسلسلي المحدد.

الخطوة الرابعة: إرسال الفاتورة:

• تحميل الفاتورة بصيغة PDF: بعد إصدار الفاتورة، يمكنك تحميلها بصيغة PDF لتقوم بإرسالها إلى العميل بطريقة مناسبة.
• إرسال الفاتورة مباشرة: يمكنك أيضًا إرسال الفاتورة لعميلك مباشرة عبر النظام بطريقة سهلة وسريعة.

في ختام هذا المقال، نجد أن التعرف على طريقة عمل فاتورة الكترونية تمثل خطوة هامة نحو تحسين كفاءة المعاملات التجارية وتبسيطها. فمن خلال التحول من الفواتير الورقية إلى الرقمية، يمكن للشركات تحقيق دقة أعلى، وتكاليف أقل، وتعزيز الأمان. 

وباستخدام نظام “فيّ”، يمكن للشركات الصغيرة والمتوسطة إدارة فواتيرها بكفاءة وسهولة، مما يسهم في تحقيق الأهداف المالية والامتثال للمتطلبات القانونية بطرق مبتكرة وسريعة.لمعرفة المزيد عن نظام في للفوترة الإلكترونية لا تتردد بالتواصل معنا.