ماهو الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر، كيف يساعدك نظام فيّ الذكي لتحقيق التنظيم المالي الفعّال؟

تعريف مسك الدفاتر:

تعريف  المحاسبة:

الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر:

أوجه الشبه بين المحاسبة ومسك الدفاتر:

هل يمكنك إدارة عملية مسك الدفاتر بشكل ذاتي؟

تحديات إدارة عملية مسك الدفاتر بشكل ذاتي:

كيف تختار مزود خدمة مسك الدفاتر؟

تعريف مسك الدفاتر:

الـ (Bookkeeping) هي خطوة جوهرية تحتاجها المنشأة، وتشير إلى عملية تسجيل المعاملات المالية اليومية بشكل منتظم ومنظم. هذا يشمل تدوين الإيرادات والمصروفات، والدفعات المستحقة، والمقبوضات النقدية، وغيرها من المعاملات المالية. يشمل مسك الدفاتر المهام التالية:

1. تسجيل المعاملات المالية: يتم تسجيل كل معاملة مالية تتم في الشركة، سواء كانت إيرادات أو مصروفات.
2. إعداد التقارير المالية الأولية: مثل الميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وقائمة التدفقات النقدية.وتقارير الأرباح والخسائر اليومية أو الشهرية.
3. إدارة الحسابات المدينة والدائنة: متابعة الأموال التي تدين بها الشركة وأموال العملاء التي لم تُحصّل بعد.
4. إدارة الرواتب: تسجيل المدفوعات المتعلقة بالرواتب والمزايا.

تقدم لكم شركة فَيّ نظام مسك الدفاتر المبسط

تعريف المحاسبة:

وتعرف أيضًا بـ (Accounting)، وهي عملية تتجاوز عملية مسك الدفاتر لتشمل تحليل وتفسير وتلخيص البيانات المالية. المحاسبة تُعنى بفهم الأرقام واستخدامها لاتخاذ قرارات استراتيجية. تشمل المحاسبة المهام التالية:

1. تحليل الأداء المالي: فهم وتحليل الأرقام لتقييم أداء الشركة المالي.
2. تقديم المشورة المالية: تقديم توصيات مبنية على التحليل المالي لتحسين الأداء المالي واتخاذ قرارات استراتيجية.
3. ضمان الامتثال: التأكد من أن الشركة تلتزم بالمعايير المحاسبية والقوانين المالية.
4. إعداد الضرائب: تقديم الإقرارات الضريبية وضمان الامتثال للقوانين الضريبية.
5. إعداد آلية مسك الدفاتر: حيث يتم وضع ضوابط ووضع ضوابط لتسجيل الأحداث المالية والتحقق منها، ويشار عادةً إلى هذا النظام بالدورة المستندية، حيث يعطي المحاسبون الأوامر والتوجيهات ويتبع ماسكو الدفاتر هذه التوجيهات بالالتزام بها.

الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر:

كلا الوظيفتين تعد من العمليات الأساسية التي تكمل بعضها لإدارة العمليات المالية في أي شركة لكن، لكل من هاتين الوظيفتين دور فريد، سنوضح لك الفرق بين المحاسبة ومسك الدفاتر في الجدول التالي : 

مسك الدفاتر	وجه الاختلاف	المحاسبة
يقوم ماسك الدفاتر بتدوين المعاملات المالية التي تحدث بشكل يومي مثل المصروفات والمشتريات	إطار العمل	يقوم المحاسب بتحليل البيانات التي تم تدوينها بهدف فهم أداء الشركة المالي
التركيز هنا يكون على دقة الأرقام وتوثيق كل معاملة بشكل صحيح، مما يتيح تتبع النشاط المالي للشركة بمرور الوقت.	التركيز	المحاسبون ينظرون إلى الأرقام ليس فقط كبيانات خام، ولكن كأداة لتقييم الأداء الحالي، التنبؤ بالمستقبل، وتحديد الفرص والتحديات.
ماسك الدفاتر يوفر البيانات المالية الدقيقة والمنظمة التي تُستخدم كأساس لتحليل الأداء المالي.	تحليل البيانات	المحاسب يستخدم هذه البيانات لإجراء تحليل متقدم وتقديم توصيات استراتيجية.
يمكن من خلال مسك الدفاتر إعداد تقارير مالية هامة مثل قوائم الدخل، الميزانية العمومية، وقوائم التدفقات النقدية.	التقارير	تعتمد المحاسبة على البيانات التي تم تسجيلها في التقارير المالية من قبل مسك الدفاتر. تستخدم هذه التقارير لتحليل البيانات بعمق وتوجيه القرارات الاستراتيجية للشركة.
تساعد البيانات المالية والتقارير في اتخاذ قرارات استراتيجية للشركة.	اتخاذ القرارات	توفر قدرة على تحليل الأوضاع المالية بشكل شامل.
لا يتطلب من ماسك الحسابات خبرة كبيرة أو الحصول على مؤهل تعليمي متقدم حيث يكفي الإطلاع على المفاهيم المالية الأساسية وفهمها بشكل ممتاز.المهارات التي يجب فهمها:الدقة في العمل والتنظيم الجيد.مهارات أساسية في الحسابات لتسجيل البيانات بشكل صحيح.يخضع عمل ماسك الدفاتر للإشراف والتقييم من قبل من قِبل صاحب العمل أو محاسب الشركة. لا يسمى ماسك الدفاتر “محاسب”.	المهارات	يجب أن يحمل المحاسب درجة البكالوريوس في المحاسبة أو في اختصاصات متصلة بها مثل العلوم المالية المصرفية وإدارة الأعمال والتمويل.ويمكنه الحصول على شهادات مهنية مثل CPA، مما يفتح المجال للترقي في الوظيفة وزيادة الأجر.

هل يمكنك إدارة عملية مسك الدفاتر بشكل ذاتي؟

نعم، يمكنك إدارة مسك الدفاتر بشكل ذاتي، خاصة إذا كانت شركتك صغيرة أو في مرحلة النشوء. إليك خطوات ومبادئ تساعدك في إدارة مسك الدفاتر بنفسك بفعالية:

1. من المهم الفصل بين الأمور المالية الشخصية والتجارية بفتح حساب بنكي منفصل وبطاقة ائتمان خاصة بالشركة، مما يسهل تتبع المعاملات المالية بدون خلط. تسجيل كل المعاملات المالية، مثل المشتريات والمبيعات والإيصالات والمدفوعات، أمر بالغ الأهمية.
2. مسك الدفاتر يساعد الشركات الناشئة والصغيرة في تحديد ميزانياتها بدقة، ويجعلها جاهزة لمعالجة الضرائب من خلال توفير بيانات مالية دقيقة. كما يساعد أصحاب الشركات في اتخاذ قرارات إدارية ومالية أفضل. يمكن استخدام برامج المحاسبة لتسهيل هذه المهمة وجعلها أكثر دقة ووضوحًا.
3. يعد إنشاء مخطط للحسابات (الشجرة المحاسبية) جزءًا مهمًا من مسك الدفاتر، حيث يتضمن سرد جميع الحسابات المستخدمة لتتبع الأموال مثل الدخل والمصروفات والأصول والخصوم.
4.  تسوية الحسابات أمر ضروري للتأكد من تطابق سجلاتك مع سجلات البنك، مما يساعد في تحديد أي أخطاء أو تناقضات وتصحيحها. إنشاء القوائم المالية يلخص الأنشطة المالية لشركتك، ويشمل بيان الدخل والميزانية العمومية وبيان التدفق النقدي.

تعرف علي: الفترة الضريبية

تحديات إدارة مسك الدفاتر بشكل ذاتي:

مسك الدفاتر جزء مهم من إدارة الشؤون المالية للشركات الصغيرة، لكنه قد يتضمن بعض الأخطاء الشائعة مثل:

1. خلط الشؤون المالية الشخصية والتجارية: هذا يجعل من الصعب تتبع نفقات النشاط التجاري بدقة.
2. عدم تتبع جميع النفقات والإيرادات: تتبع جميع نفقات العمل والإيرادات، مهما كانت صغيرة، أمر ضروري لمعرفة موقفك المالي.
3. عدم تسوية الحسابات: عدم موازنة سجلاتك المالية ببياناتك المصرفية يمكن أن يؤدي إلى سجلات مالية غير دقيقة.
4. عدم استخدام برامج المحاسبة: الاعتماد على الطرق اليدوية يمكن أن يستغرق وقتًا طويلًا ويكون عرضة للأخطاء.
5. عدم إصدار فواتير للعملاء: هذا يمكن أن يؤدي إلى خسارة في إثبات الإيرادات وسجلات مالية غير دقيقة.
6. عدم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من السجلات المالية: يمكن أن تؤدي أعطال الحاسوب إلى فقدان السجلات المالية، لذا يجب إجراء نسخ احتياطية بانتظام.
7. عدم مواكبة الالتزامات الضريبية: قد يؤدي عدم تحديث التقارير الضريبية إلى فرض غرامات، لذا من المهم تقديم الإقرارات في الوقت المحدد.

كيف تختار مزود خدمة مسك دفاتر ممتاز؟

يعد اختيار مزود خدمة مسك الدفاتر المناسب قراراً مهماً يمكن أن يكون له تأثير كبير على الصحة المالية لعملك، فيما يلي بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار مزود الخدمة:

1. الخبرة والمهارة, ابحث عن مزود لديه الخبرة الكافية في مسك الدفاتر والمحاسبة للشركات المشابهة لشركتك، وأيضاً يجب أن يكون لديه فهم عميق للمتطلبات واللوائح. 
2. الخدمات المقدمة، ضع في اعتبارك الخدمات المحددة التي تحتاجها وما إذا كان مقدم الخدمة يمكنه تقديمها، قد يشمل ذلك مهاماً مثل: إدارة الحسابات الدائنة والمدينة، التسوية البنكية، إعداد التقارير المالية، وإعداد الإقرارات الضريبية.
3. الوضوح، اختر مزودًا يتواصل بشكل واضح ومنتظم بشأن سجلاتك المالية وأي مشكلات أو مخاوف قد تظهر، يمكن أن يساعد ذلك في ضمان دقة سجلاتك المالية وحداثتها. 
4. التكلفة، ضع في اعتبارك تكلفة مزود الخدمة وتأكد من أنها تناسب ميزانيتك، ومع ذلك لا تختار مزودًا بناءً على التكلفة فقط، قد لا يكون الخيار الأرخص هو الأفضل دائمًا.

فوائد الاستعانة بمزود خدمة:

 تتضمن عملية مسك الدفاتر الخارجية الاستعانة بمزود خدمة تابع لجهة خارجية لإدارة السجلات والمعاملات المالية الخاصة بك، سيتولى مزود الخدمة مهام عديدة مثل تسجيل المعاملات وتسوية الحسابات وإعداد البيانات المالية وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة. إن من أهم فوائد الاستعانة بمزودي الخدمة: 

1. توفير التكاليف: يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات مسك الدفاتر والمحاسبة أكثر فاعلية من حيث التكلفة من تعيين موظف بدوام كامل حيث يمكنك التوفير في الراتب والمزايا وتكاليف التدريب. 
2. الخبرة: عند الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر والمحاسبة فأنت تعمل مع محترفين لديهم الخبرة والتجربة اللازمتين للتعامل مع أموالك، يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب الأخطاء وضمان الامتثال لقوانين الضرائب المحلية. 
3. توفير الوقت: من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمسك الدفاتر والمحاسبة، يمكنك توفير الوقت الذي تستطيع إستخدامه في التركيز على تنمية أعمالك، وبالتالي لن تضطر إلى قضاء الوقت في إدارة سجلاتك المالية أو القلق بشأن الامتثال الضريبي. 
4. الوصول إلى التقنية: تستخدم العديد من شركات مسك الدفاتر والمحاسبة أحدث التقنيات لإدارة أموالك، يمكن أن يوفر ذلك قدرًا أكبر من الكفاءة والدقة عندما يتعلق الأمر بتتبع معاملاتك المالية. 
5. قابلية التوسع: يمكن أن تكون الاستعانة بمصادر خارجية لخدمات مسك الدفاتر والمحاسبة أكثر مرونة وقابلية للتوسع من التعيين الداخلي، حيث يمكنك تعديل الخدمات التي تتلقاها مع نمو عملك أو تغيره.

لا يجب أن تقوم بإدارة عملية مسك الدفاتر بشكل ذاتي بعد اليوم، حيث سيساعدك نظام فيّ الذكي على تنظيم وتصنيف المعاملات المالية بشكل تلقائي. نظام فيّ حل مثالي يوفر لك:

1. إصدار  فواتير دقيقة والإشعارات الدائنة.
2. إدارة شاملة للعلاقات مع الموردين والعملاء وإدارة المصاريف.
3. أرشفة الفواتير والمستندات المرتبطة بعد التحقق منها.
4. خيارات متعددة لإضافة العمليات أو رفعها على النظام.
5. الربط التقني مع برامج البيع وأنظمة المحاسبة.